Mecanismos automatizados
Las preguntas concretas que separan un sistema que detecta de una hoja de cálculo con fórmulas. Úsalas para evaluar el tuyo o para exigirle al proveedor.
Contenido revisado el 23 de agosto de 2026. Todo el cálculo ocurre en tu navegador: lo que capturas no se envía a ningún servidor ni se indexa.
Qué resuelve esta herramienta
La normativa exige contar con mecanismos automatizados que apoyen la detección de umbrales, la acumulación, las alertas y la trazabilidad de las decisiones. La fecha a partir de la cual deben estar operando es el 1 de junio de 2027.
El problema práctico es que “automatizado” se interpreta muy a la ligera. Una hoja de cálculo con una fórmula de suma no detecta la acumulación de seis meses de un cliente, no distingue el umbral por inciso de un notario, no sabe que la UMA cambia el 1 de febrero y no guarda por qué alguien decidió que una alerta no procedía.
Esta autoevaluación es tan útil para revisar tu sistema como para llevársela a un proveedor. Las preguntas están escritas para que la respuesta sea demostrable, no opinable: “muéstrame la prueba con una operación de enero contra una de febrero” es más difícil de esquivar que “¿maneja la UMA correctamente?”.
Cómo se calcula
La primera sección se deriva del catálogo de obligaciones del motor, con sus pasos y su evidencia. Es el mínimo que la autoridad va a buscar.
Las tres secciones siguientes —detección, acumulación y trazabilidad— son propuesta editorial: preguntas de implementación derivadas de los errores que vemos con más frecuencia. No las presentamos como texto legal citado porque no lo son; son la traducción operativa de lo que la norma exige.
Los puntos críticos son los que producen resultados equivocados sin avisar: aplicar la UMA del año en curso a operaciones de enero, mezclar la base con IVA con la base sin IVA, no acumular en ventana móvil, y cerrar alertas sin dejar registro de la decisión. Un sistema que falla en cualquiera de esos cuatro puntos genera reportes que se ven bien y están mal.
El puntaje mide qué proporción de los puntos aplicables marcaste como resueltos. Lo que marques como no aplicable sale del denominador.
Ejemplo resuelto
Joyería con punto de venta y un tablero en hoja de cálculo. Al recorrer la lista descubre tres cosas:
- La hoja usa un valor fijo de UMA para todo el año. Las diecisiete operaciones de enero se midieron con la UMA equivocada. Punto crítico pendiente.
- La suma por cliente se hace por mes calendario, no en ventana móvil de seis meses. Un cliente que compró en marzo, mayo y julio nunca disparó alerta. Punto crítico pendiente.
- Cuando alguien revisa una alerta y concluye que no procede aviso, borra la fila. Punto crítico pendiente: no queda rastro de la decisión, que es exactamente lo que un verificador quiere ver.
El puntaje sale bajo, pero el valor está en el diagnóstico: dos de esos tres problemas no producen errores visibles. La hoja seguía dando resultados “correctos” todo el año. Sin esta revisión, el error se habría descubierto en la verificación.
Preguntas frecuentes
- ¿Una hoja de cálculo cuenta como mecanismo automatizado?
- Depende de lo que haga. Si detecta umbrales por actividad e inciso, aplica la UMA vigente en la fecha de cada operación, acumula en ventana móvil de seis meses, genera alertas y conserva el historial de cambios de reglas con autor y motivo, puede sostenerse. En la práctica, muy pocas lo hacen.
- ¿Desde cuándo es exigible?
- Los mecanismos deben estar operando a partir del 1 de junio de 2027, conforme a los artículos transitorios del Acuerdo 115/2026.
- ¿Qué es lo que más falla en los sistemas que revisamos?
- Cuatro cosas: usar la UMA del año en curso en las operaciones de enero, mezclar la base con IVA con la base sin IVA, acumular por mes o semestre natural en vez de ventana móvil, y no dejar registro de las alertas que se descartaron. Las cuatro producen números que se ven bien.
- ¿Puedo usar esta lista para evaluar a un proveedor?
- Sí, es uno de sus usos previstos. Cada punto está redactado para que la respuesta se demuestre con una prueba concreta y no con una afirmación. Exporta el CSV y pídele al proveedor que lo conteste por escrito.
- ¿Tener el sistema me exime de las demás obligaciones?
- No. El mecanismo automatizado apoya la detección, pero la responsabilidad de identificar, integrar expedientes, avisar en plazo y conservar diez años sigue siendo del sujeto obligado. Un sistema mal configurado no es una defensa.